Hur man skapar ett hyresavtal på avstånd

Att skapa ett hyresavtal på avstånd blir allt vanligare. Denna metod sparar tid och eliminerar behovet av fysisk närvaro från båda parter. Låt oss undersöka de centrala stegen och aspekterna som måste beaktas för att säkert och lagligt fullfölja ett hyresavtal på avstånd.

Vad innebär ett avståndshyresavtal?

Ett avståndshyresavtal är en överenskommelse mellan hyresgästen och hyresvärden där ingen fysisk kontakt krävs. Detta alternativ passar både stora företag som sluter avtal via online-plattformar och privatpersoner som hyr fastigheter.

Genom att skapa ett avtal på avstånd kan du:

• Spara tid vid dokumenthantering.
• Använda elektroniska kommunikationsmedel (e-post, speciella plattformar).
• Använda en elektronisk signatur för att godkänna dokumentet.

Nyckeln i denna process är att båda parter undertecknar avtalet. Detta steg ger dokumentet rättslig giltighet, så det är viktigt att följa alla steg noggrant.

Ta emot och enas om kontraktstexten

Det första steget är att begära ett utkast till kontrakt via e-post. Detta ger dig möjlighet att noggrant granska innehållet, diskutera villkoren och göra ändringar innan du skriver under.

Skydda dina data vid överföring:

• Använd säkra kommunikationskanaler som VPN (Virtual Private Network) för att minska risken för dataintrång eller avlyssning av tredje part.
• Skicka vid behov dokument via certifierad e-post (PEC – Posta Elettronica Certificata).

Granska parternas handlingar

Innan du undertecknar ett avtal är det viktigt att begära identifikationshandlingar från den andra parten (pass, uppgifter om en juridisk person, etc.). Detta hjälper till att bekräfta identiteten och referenserna hos de inblandade parterna.

För att verifiera juridiska personer kan du begära ett utdrag från handelsregistret (visura camerale) för att bekräfta företrädarens auktoritet.

Underteckna en fysisk version av avtalet

Efter att ha kommit överens om kontraktstexten och eventuella ändringar måste du:

1. Skriva ut det.
2. Underteckna varje sida för att bekräfta överensstämmelse med hela dokumentets innehåll.
3. Var särskilt uppmärksam på klausuler som begränsar parternas rättigheter. Enligt art. 1341 i den italienska civilkoden kräver sådana klausuler en separat underskrift (t.ex. villkor för uppsägning, ansvarsbegränsningar).

Skicka det undertecknade dokumentet

Ett undertecknat exemplar av avtalet ska skickas med rekommenderat brev eller budtjänst för att säkerställa dokumentets säkerhet och mottagande.

Rekommendation:

• Bilägg ett följebrev som beskriver innehållet i försändelsen.
• Spara leveransbeviset.

Elektronisk signatur

För att snabba på processen kan du använda en elektronisk signatur. Det finns tre huvudtyper:

1. Enkel elektronisk signatur (FES): Den mest grundläggande, men mindre säkra.
2. Avancerad elektronisk signatur (FEA): Ger högre säkerhetsnivå genom certifierade enheter.
3. Kvalificerad elektronisk signatur (FEQ): Motsvarar en handskriven signatur och har maximal laglig giltighet.

Egenskaper hos en kvalificerad signatur:

• Utfärdas av ackrediterade certifieringscentraler.
• Använder enheter (smartkort, USB-tokens) för pålitlig identifiering av underskrivaren.
• Tillåter signering av dokument i PDF (PAdES), XML (XAdES) eller andra filformat (CAdES).

När anses ett avståndssignerat avtal vara juridiskt giltigt?

För att avtalet ska vara juridiskt bindande krävs:

• Båda parter har rättskapacitet.
• Samtycket är medvetet och frivilligt.
• Kraven på avtalets form och innehåll är uppfyllda.

Rekommendation:
Använd en kvalificerad eller avancerad elektronisk signatur. En enkel signatur ger inte alltid tillräckligt skydd vid tvister.

Värdet av en avståndssignatur i tvister

Vid tvister fungerar det undertecknade dokumentet som bevis för transaktionen om:

• Tillförlitliga signeringsmetoder (kvalificerad signatur) används.
• Dokumentet har bevarats korrekt.

Använd inte en skannad signatur, eftersom den saknar juridiskt värde och kan leda till ogiltighet av avtalet.

Resultat:
Att skapa ett hyresavtal på avstånd är smidigt och modernt, men kräver noggrann överensstämmelse med reglerna. Använd säkra kanaler, pålitliga signaturmetoder och granska kontraktets villkor noggrant.